telegram Facebook Twitter instagram Youtube

П О В І Д О М Л Е Н Н Я
Про зміну поштового індексу
Для вдосконалення пересилання письмової кореспонденції Сумській обласній раді присвоєно персоналізований індекс.
У зв’язку з цим для забезпечення своєчасної доставки письмової кореспонденції до Сумської обласної ради з 01.06.2024 року просимо вказувати наступну адресу: майдан Незалежності, 2, м. Суми, 40601.
Дякуємо за співпрацю.
Головна сторінкаПро обласну радуВиконавчий апарат облради

Регламент роботи виконавчого апарату Сумської обласної ради

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови
обласної ради
24 листопада 2023 року № 156


Р Е Г Л А М Е Н Т

РОБОТИ ВИКОНАВЧОГО АПАРАТУ

СУМСЬКОЇ ОБЛАСНОЇ РАДИ

 

І.ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Цей регламент роботи виконавчого апарату Сумської обласної ради (далі – Регламент) відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого апарату Сумської обласної ради (далі – виконавчий апарат).
2. Виконавчий апарат утворюється Сумською обласною радою (далі – обласна рада) відповідно до пункту 4 частини першої статті 43 та статті 58 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».
3. У своїй діяльності виконавчий апарат керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної ради, іншими нормативно-правовими актами та цим Регламентом.
4. Виконавчий апарат здійснює організаційне, правове, інформаційне, аналітичне, матеріально-технічне забезпечення діяльності обласної ради, сприяє здійсненню взаємодії і зв’язку з територіальними громадами, місцевими органами виконавчої влади, органами та посадовими особами місцевого самоврядування.
5. Керівництво діяльністю виконавчого апарату здійснює голова обласної ради або особа, що здійснює його повноваження (далі – голова ради).
6. Структура, чисельність та витрати на утримання виконавчого апарату затверджуються обласною радою за пропозицією голови ради. Штатний розпис виконавчого апарату затверджується в установленому законодавством порядку головою ради.
7. Розпорядником коштів обласного бюджету, які виділяються на утримання виконавчого апарату, є голова ради.
8. Розподіл обов’язків між першим заступником та заступником голови ради затверджується розпорядженням голови ради.
9. Структурними підрозділами виконавчого апарату є відділи, у складі яких можуть бути утворені сектори. Діяльністю відділу керує начальник, який несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ обов’язків. У разі відсутності начальника відділу його обов’язки виконує заступник або інша посадова особа згідно з розпорядженням голови ради.
10. Відділи та посадові особи виконавчого апарату у своїй діяльності керуються цим Регламентом, положеннями про відділи та сектори, затвердженими розпорядженням голови ради, та посадовими інструкціями, підписаними безпосередніми керівниками, погодженими керуючим справами виконавчого апарату (далі – керуючий справами) та затвердженими головою ради.
11. Голова ради проводить щотижневі робочі наради з заступниками та керуючим справами, а керуючий справами – з начальниками відділів виконавчого апарату.
12. Відділи виконавчого апарату планують свою роботу на півріччя.
13. Зміна керівництва обласної ради не є підставою для припинення служби посадовими особами виконавчого апарату, крім працівників патронатної служби.


ІІ. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ВИКОНАВЧОГО АПАРАТУ

14. У сфері організаційного забезпечення реалізації обласною радою визначених чинним законодавством України повноважень:
14.1. Підготовка сесій обласної ради, повідомлення депутатів і доведення до відома населення про час і місце проведення сесій обласної ради, а також про питання, які вносяться на розгляд сесій обласної ради.
14.2. Організація підготовки та проведення пленарних засідань обласної ради з використанням програмно-апаратного комплексу електронної системи голосування «Рада-В» чи в інший встановлений законодавством та рішеннями обласної ради спосіб, засідань президії обласної ради, постійних комісій обласної ради, інших робочих та консультативно-дорадчих органів обласної ради.
14.3. Надання консультативно-організаційної допомоги депутатам обласної ради.
14.4. Розробка або участь у розробці за дорученням керівництва обласної ради проєктів рішень обласної ради, розпоряджень голови ради та візування таких проєктів.
14.5. Узагальнення пропозицій і зауважень, висловлених депутатами під час проведення засідань постійних комісій, президії чи на пленарному засіданні обласної ради або переданих ними в письмовій формі головуючому.
14.6. Організація роботи, координація діяльності та взаємодії постійних комісій обласної ради, надання їм організаційно-інформаційної і консультативно-методичної допомоги в процесі розробки та розгляду проєктів рішень обласної ради. Сприяння залученню фахівців до підготовки відповідних проєктів рішень, висновків і пропозицій.
14.7. Організація та здійснення контролю за реалізацією рішень обласної ради, висновків і рекомендацій постійних комісій обласної ради, додержанням термінів розгляду запитів депутатів обласної ради, а також установлених термінів виконання протокольних доручень тощо.
14.8. Надання методичної і консультативної допомоги посадовим особам органів місцевого самоврядування області з питань реалізації ними рішень обласної ради.
14.9. Організація підготовки і проведення в обласній раді нарад, зустрічей, засідань «круглих столів», прес-конференцій, інших заходів.
14.10. Узагальнення та розповсюдження позитивного досвіду роботи органів місцевого самоврядування області, постійних комісій, депутатів обласної ради.
14.11. Організація роботи з розгляду звернень громадян, у тому числі електронних петицій, проведення прийому громадян. Вивчення і узагальнення питань, які порушуються у зверненнях громадян, внесення пропозицій щодо їх вирішення.
14.12. Забезпечення взаємодії обласної ради з обласною державною адміністрацією, її структурними підрозділами, політичними партіями, рухами, громадськими організаціями, органами місцевого самоврядування області, підприємствами, установами, організаціями різних форм власності.
14.13. Забезпечення організації доступу до публічної інформації у виконавчому апараті шляхом надання інформації за запитами та її оприлюднення.
15. У сфері правового забезпечення діяльності обласної ради:
15.1. Здійснення правової експертизи проєктів нормативно-правових актів та інших рішень обласної ради, розпоряджень голови ради, підготовка проєктів таких актів і надання висновків щодо відповідності їх чинному законодавству України.
15.2. Підготовка узагальнюючих матеріалів і пропозицій з правових питань діяльності обласної ради її керівництву, постійним комісіям, депутатам обласної ради.
15.3. Забезпечення за дорученням голови ради та його заступників представництва інтересів обласної ради в судових, правоохоронних та інших органах, у тому числі у порядку самопредставництва та за допомогою сервісів Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи.
15.4. Підготовка зауважень і пропозицій щодо проєктів законів України, інших проєктів нормативно-правових актів, які надходять від Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів влади, Асоціацій тощо, участь у розробці таких проєктів.
15.5. Забезпечення реалізації вимог антикорупційного законодавства в діяльності обласної ради, підготовка та організація виконання антикорупційної програми обласної ради, організація здійснення антикорупційних заходів підприємствами, установами та закладами, заснованими на майні спільної власності територіальних громад сіл, селищ, міст Сумської області (далі обласні комунальні підприємства).
16. У сфері інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності обласної ради:
16.1. Інформаційно-аналітичне забезпечення діяльності обласної ради, президії, постійних комісій обласної ради, робочих та консультативно-дорадчих органів обласної ради.
16.2. Забезпечення прозорості та відкритості роботи обласної ради, постійних комісій, президії та депутатів обласної ради.
16.3. Проведення заходів, спрямованих на висвітлення в медіа діяльності обласної ради, її органів та депутатів. Підготовка і поширення матеріалів про діяльність обласної ради. Розміщення матеріалів про діяльність обласної ради на її веб-сайті.
16.4. Взаємодія із медіа. Організація роботи з акредитації представників медіа відповідно до окремого положення, затвердженого головою ради. Організація і проведення прес-конференцій, зустрічей, інтерв’ю, інших заходів.
16.5. Інформаційно-технічне забезпечення пленарних засідань обласної ради.
16.6. Підготовка методичних рекомендацій, довідників, посібників з питань діяльності органів та посадових осіб місцевого самоврядування.
16.7. Збір та оприлюднення інформації щодо основних заходів, які проводяться у містах і районах області.
17. У сфері документального забезпечення діяльності обласної ради:
17.1. Оформлення прийнятих обласною радою рішень, виданих головою ради розпоряджень та своєчасне направлення їх виконавцям і зацікавленим особам.
17.2. Складання протоколів пленарних засідань обласної ради та її президії.
17.3. Оформлення, за дорученням керівництва обласної ради, матеріалів нарад, засідань, прес-конференцій, інших заходів.
17.4. Організація ведення діловодства у виконавчому апараті. Оформлення в установленому порядку та забезпечення своєчасного проходження документів. Приймання документів, їх аналіз та опрацювання.
17.5. Друкування, тиражування документів і матеріалів, пов'язаних із діяльністю обласної ради, її робочих та консультативно-дорадчих органів.
17.6. Облік, зберігання документів обласної ради, постійних комісій обласної ради, консультативно-дорадчих органів, формування архіву, підготовка документів та архівних справ для передачі їх в установленому порядку на постійне зберігання в Державний архів області, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчились.
18. У сфері фінансового та матеріально-технічного забезпечення діяльності обласної ради:
18.1. Підготовка пропозицій щодо витрат на утримання обласної ради та виконавчого апарату.
18.2. Фінансування діяльності обласної ради та виконавчого апарату відповідно до затверджених видатків.
18.3. Матеріально-технічне забезпечення діяльності обласної ради та виконавчого апарату у межах наявних коштів.
18.4. Забезпечення діяльності обласної ради необхідними канцелярськими та господарчими товарами, засобами комп'ютерної техніки, зв’язку та оргтехніки, організація їх технічного обслуговування, забезпечення виготовлення посвідчень, відзнак обласної ради тощо.
19. У сфері забезпечення здійснення кадрової політики обласної ради:
19.1. Реалізація норм законодавства з питань служби в органах місцевого самоврядування та трудового законодавства щодо працівників виконавчого апарату і керівників обласних комунальних підприємств.
19.2. Організація підготовки, перепідготовки та навчання кадрів органів місцевого самоврядування в Сумському регіональному центрі підвищення кваліфікації, Національній академії державного управління при Президентові України та її Харківському регіональному інституті.
19.3. Забезпечення діяльності з питань нагородження відзнаками обласної ради, опрацювання та підготовка матеріалів щодо нагородження відзнаками Верховної Ради України, Всеукраїнської асоціації районних та обласних рад тощо.
20. У сфері забезпечення виконання функцій щодо управління об’єктами спільної власності територіальних громад сіл, селищ, міст Сумської області (далі – майно спільної власності):
20.1. Реалізація державної та регіональної політики у сфері управління майном спільної власності.
20.2. Забезпечення виконання функцій з управління майном спільної власності відповідно до законодавства та рішень обласної ради, контролю за його ефективним використанням.
20.3. Організація надходження до обласного бюджету коштів за рахунок передачі в оренду майна спільної власності та його приватизації.
20.4. Організація проведення капітальних видатків, які передбачені в обласному бюджеті на придбання товарів, реконструкцію, перебудову та капітальний ремонт об’єктів нерухомості, що належать до майна спільної власності, виконання робіт з реконструкції, капітального ремонту, поточного ремонту, нового будівництва та виготовлення проєктно-кошторисної документації щодо майна спільної власності.
20.5. Залучення та використання інвестиційних ресурсів для розвитку та підвищення ефективності використання майна спільної власності.
20.6. Розробка програм розвитку обласних комунальних підприємств.
20.7. Здійснення функцій управління корпоративними правами у господарських товариствах, учасниками яких є Сумська обласна рада.
21. Виконавчий апарат здійснює інші, передбачені законодавством завдання і повноваження, відповідно до розпоряджень голови ради.
22. Виконавчий апарат відповідно до покладених на нього завдань має право:
22.1. Залучати спеціалістів структурних підрозділів обласної державної адміністрації, обласних комунальних підприємств (за погодженням з їхніми керівниками) до розгляду питань, що належать до компетенції виконавчого апарату.
22.2. Отримувати в установленому порядку від структурних підрозділів обласної державної адміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, незалежно від форм власності, документи, статистичні дані та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на виконавчий апарат завдань.
22.3. Проводити в установленому порядку наради, семінари інші заходи з питань, що належать до його компетенції.
23. Відділи виконавчого апарату при вирішенні питань, які належать до їх компетенції, взаємодіють між собою, з відповідними підрозділами та посадовими особами органів місцевого самоврядування та структурними підрозділами обласної державної адміністрації і територіальними органами центральних органів виконавчої влади.


ІІІ. РОБОТА З КАДРАМИ

24. Робота з кадрами у виконавчому апараті спрямовується на комплексне вирішення питань комплектування його висококваліфікованими фахівцями, здатними професійно виконувати посадові обов’язки на рівні сучасних вимог суспільства.
25. У роботі з кадрами виконавчий апарат керується Конституцією України, Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування», іншими законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Національного агентства України з питань державної служби, розпорядженнями голови ради, а також цим Регламентом.
26. Організація роботи з кадрами у виконавчому апараті покладається на відділ з питань персоналу, нагород та запобігання корупції.
27. Робота з кадрами ведеться в межах затверджених структури та штатного розпису виконавчого апарату і включає персональний облік кадрів, аналіз їх якісного складу, створення кадрового резерву, підготовку і підвищення кваліфікації працівників відповідно до законодавства України, нормативних актів, які регулюють службу в органах місцевого самоврядування, посадових інструкцій.
28. Призначення на посади, віднесені до категорії посадових осіб місцевого самоврядування, просування по службі та звільнення з неї здійснюється головою ради відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».
Прийняття на роботу посадової особи здійснюється на конкурсній основі або за іншою процедурою, визначеною законодавством.
29. Прийняття працівників на роботу у виконавчий апарат на посади, не віднесені до категорій посадових осіб місцевого самоврядування, та їх звільнення здійснюється головою ради відповідно до законодавства про працю.
30. Призначення позаштатних радників голови ради та припинення їх повноважень здійснюється згідно з положенням, затвердженим розпорядженням голови ради.
31. Проведення конкурсу та іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад посадових осіб органів місцевого самоврядування у виконавчому апараті відбувається у порядку, визначеному чинним законодавством, та відповідно до розпоряджень голови ради. Персональний склад конкурсної комісії затверджується розпорядженням голови ради.
32. Призначення на посади, віднесені до категорії посадових осіб місцевого самоврядування, здійснюється головою ради після проведення у встановленому законодавством порядку та випадках спеціальної перевірки і перевірки, передбаченої Законом України «Про очищення влади».
Організація проведення зазначених перевірок покладається на відділ з питань персоналу, нагород та запобігання корупції.
33. Особи, які вперше зараховуються на службу в органи місцевого самоврядування, складають Присягу і підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, а також знайомляться і підписують текст Попередження про обмеження, пов’язані з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та проходженням служби.
34. При прийнятті на роботу у виконавчий апарат всі особи під підпис знайомляться з Колективним договором, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Антикорупційною програмою, Правилами військового обліку призовників та військовозобов’язаних, Загальними правилами етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування та іншими передбаченими законодавством документами, письмово повідомляють про працюючих у виконавчому апараті близьких їм осіб.
До початку роботи працівника відділ з питань персоналу нагород та запобігання корупції спільно з відділом господарського забезпечення, відділом бухгалтерського забезпечення організовує в узгоджений із працівником спосіб інформування працівника про умови праці передбачені статтею 29 Кодексу законів про працю України.
35. У день звільнення відділ з питань персоналу, нагород та запобігання корупції видає працівникові копію розпорядження про звільнення, а також на вимогу працівника вносить належні записи про прийняття, проходження служби та звільнення до трудової книжки. Відділ бухгалтерського забезпечення у цей же день видає письмове повідомлення про нараховані та виплачені працівникові суми при звільненні та проводить з ним розрахунок у строки, визначені Кодексом законів про працю України. У разі відсутності працівника у день звільнення на роботі вказане повідомлення та копія розпорядження надсилаються на зазначену у його особовій справі поштову адресу.
36. У виконавчому апараті створюється кадровий резерв, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню розпорядженням голови ради. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.
Щорічно до 05 грудня начальники відділів подають до відділу з питань персоналу, нагород та запобігання корупції пропозиції до формування кадрового резерву. На основі узгоджених керуючим справами пропозицій зазначений відділ готує відповідний проєкт розпорядження голови ради.
З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб з кадрового резерву або службовців, які претендують на зайняття посади або на зайняття більш високої посади, може проводитися в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах у структурних підрозділах виконавчого апарату.
37. Перевагу для зайняття посади посадової особи місцевого самоврядування мають особи, зараховані до кадрового резерву, які досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій кваліфікаційний рівень. Без конкурсного відбору за рішенням голови ради можуть бути переведені на більш високі посади посадові особи, зараховані до кадрового резерву.
38. З метою здійснення контролю за проходженням служби та професійними досягненнями посадових осіб у виконавчому апараті проводяться в установленому законодавством порядку атестація та щорічна оцінка виконання посадовими особами покладених на них завдань і обов’язків.
39. На кожного працівника, прийнятого на роботу до виконавчого апарату, оформляється особова справа, яка ведеться та зберігається у відділі з питань персоналу, нагород та запобігання корупції.
40. З метою постійного підвищення кваліфікації працівників виконавчого апарату щорічно з жовтня по травень проводиться навчання працівників відповідно до затверджених головою ради планів.
41. Питання надання відпусток для працівників виконавчого апарату вирішується головою ради і оформляється розпорядженням. Відпустка надається на підставі власноруч написаної письмової заяви працівника, як правило, згідно з графіком відпусток.
Заяви про надання відпусток працівникам виконавчого апарату візуються начальником відповідного відділу та керуючим справами.
Щорічно до 25 грудня начальники відділів подають до відділу з питань персоналу, нагород та запобігання корупції пропозиції до графіку відпусток працівників на наступний рік. На основі узгоджених керуючим справами та профспілковим комітетом профспілкової організації виконавчого апарату пропозицій голова ради затверджує графік відпусток.
42. Преміювання працівників виконавчого апарату обласної ради здійснюється згідно з Положенням про матеріальне стимулювання працівників виконавчого апарату обласної ради.
43. Відповідальність за ведення кадрової роботи покладається на заступника голови ради згідно з розподілом обов’язків або керуючого справами.
44. Клопотання та відповідні матеріали про нагородження відзнаками Верховної Ради України, Сумської обласної ради після попереднього розгляду головою ради передаються до відділу з питань персоналу, нагород та запобігання корупції для подальшого оформлення у встановленому порядку.
45. Ведення кадрової роботи щодо керівників обласних комунальних підприємств та виконуючих обов’язки таких керівників здійснюється відповідно до встановленого обласною радою Порядку призначення і звільнення керівників підприємств, установ та закладів, що перебувають у спільній власності територіальних громад сіл, селищ, міст Сумської області, відділом з питань персоналу, нагород та запобігання корупції, який веде особові справи таких осіб, готує проєкти контрактів та змін до них, розрахунків заробітної плати та змін до них, веде облік та готує матеріали щодо призначення, звільнення, преміювання, накладення стягнення, надання відпусток та відкликання з відпусток таких осіб, забезпечує на їх вимогу внесення записів до трудових книжок тощо.

 

 ІV. РЕАЛІЗАЦІЯ ФУНКЦІЙ З УПРАВЛІННЯ МАЙНОМ СПІЛЬНОЇ ВЛАСНОСТІ

46. Порядок реалізації функцій обласної ради та голови ради у сфері управління майном спільної власності визначається обласною радою шляхом затвердження Порядку організації управління комунальними підприємствами, закладами та установами, що належать до спільної власності територіальних громад сіл, селищ, міст Сумської області, та Порядку призначення і звільнення керівників підприємств, установ та закладів, що перебувають у спільній власності територіальних громад сіл, селищ, міст Сумської області.
47. Відділ з питань управління майном спільної власності здійснює:
47.1. Облік майна спільної власності і ведення єдиної бази даних, ведення реєстру договорів оренди майна спільної власності.
47.2. Документальне оформлення передачі майна спільної власності іншим суб’єктам права власності та прийняття майна у спільну власність територіальних громад сіл, селищ, міст Сумської області, оформлення відповідних правовстановлювальних документів на майно спільної власності.
47.3. Надання пропозицій та документальне оформлення вилучення, закріплення та припинення права користування, передачі з балансу на баланс та до іншої форми власності майна спільної власності.
47.4. Підготовку пропозицій про приватизацію, продаж, обмін або передачу майна обласних комунальних підприємств та іншого майна спільної власності у комунальну власність відповідних територіальних громад області, забезпечення документального оформлення відповідних процедур.
47.5. Організацію роботи з передачі в оренду майна спільної власності відповідно до рішень обласної ради та розпоряджень голови ради, здійснення розрахунків прогнозних показників надходжень коштів до обласного бюджету за рахунок надання в оренду майна спільної власності, контроль за їх надходженням та контроль за використанням орендованих об’єктів і виконанням умов договорів їх оренди.
47.6. Розроблення проєктів статутів (положень) обласних комунальних підприємств та змін до них.
47.7. Підготовку проєктів договорів про закріплення майна спільної власності з керівниками обласних комунальних підприємств для його використання на праві господарського відання (комунальні комерційні підприємства) або оперативного управління (комунальні некомерційні підприємства, бюджетні заклади та установи) та змін до них, забезпечує їх зберігання.
47.8. Проведення інвентаризації майна спільної власності у встановлених законодавством випадках, у тому числі при звільненні керівника чи виконуючого обов’язки керівника обласного комунального підприємства.
47.9. Організацію здійснення функції управління корпоративними правами обласної ради у господарських товариствах.
47.10. Опрацювання матеріалів щодо реконструкції та капітальних ремонтів об’єктів спільної власності, здійснення невід’ємних поліпшень.
48. Спільно з відділом контролю за ефективністю використання об’єктів спільної власності, економічного аналізу, аудиту та звітності здійснює опрацювання матеріалів і підготовку висновків, пропозицій чи/та проєктів відповідних документів щодо:
зарахування витрат орендаря, здійснених на проведення капітального ремонту майна спільної власності;
надання обласним комунальним підприємствам згоди на списання та відчуження, дозволів на заставу закріпленого за ними майна спільної власності;
проведення незалежної оцінки майна спільної власності у встановлених законодавством випадках та порядку, рецензування звітів та затвердження їх результатів;
преміювання керівників обласних комунальних підприємств.
49. Відділ контролю за ефективністю використання об’єктів спільної власності, економічного аналізу, аудиту та звітності здійснює:
49.1. Постійний контроль за ефективністю використання та збереженням майна спільної власності, закріпленого за обласними комунальними підприємствами і суб’єктами господарювання різних форм власності.
49.2. Опрацювання річних фінансових планів, планів розвитку (стратегій) та інших планових документів обласних комунальних підприємств, змін до них і звітів про їх виконання.
49.3. Підготовку та подання на затвердження голові ради планів проведення внутрішнього аудиту обласних комунальних підприємств та проведення такого аудиту у встановленому обласною радою порядку.
49.4. У випадках, встановлених законодавством та статутними документами обласних комунальних підприємств, опрацьовує подані ними матеріали та готує проєкти документів щодо затвердження тарифів на платні послуги, що надаються такими підприємствами.
50. Відділ з питань персоналу, нагород та запобігання корупції забезпечує:
50.1. Ведення особових справ і трудових книжок керівників та виконуючих обов’язки керівників обласних комунальних підприємств, підготовку розрахунку їх заробітної плати та змін до нього, підготовку проєктів контрактів та змін до них, контроль виконанням та підготовку пропозицій щодо продовження строку дії (укладання на новий термін) чи розірвання контрактів із керівниками обласних комунальних підприємств у разі незабезпечення ними виконання умов контрактів та допущення порушень законодавства України.
50.2. Організацію проведення конкурсного добору керівників обласних комунальних підприємств відповідно до вимог чинного законодавства та встановленого обласною радою порядку, проведення у встановленому законодавством порядку та випадках спеціальної перевірки і перевірки, передбаченої Законом України «Про очищення влади».
50.3. Опрацювання документів щодо погодження/затвердження головою ради чисельності, структури та штатного розпису, призначення та звільнення з посад керівного складу (заступників керівників, головних бухгалтерів, головних інженерів тощо) обласних комунальних підприємств згідно з їх установчими документами та у визначеному законодавством порядку.
50.4. Документальне оформлення преміювання, надання матеріальної допомоги, виплати грошової винагороди, інших видів заохочень та виплат, надання та відкликання з відпусток керівників обласних комунальних підприємств.
50.5. Організацію проведення службових розслідувань стосовно керівників обласних комунальних підприємств, надання у разі необхідності пропозицій голові ради про притягнення таких керівників до відповідальності.
50.6. Організацію формування персонального складу наглядових, спостережних та опікунських рад у встановленому законодавством, обласною радою та статутними документами обласних комунальних підприємств випадках та порядку.
51. Діяльність щодо залучення та використання інвестиційних ресурсів для розвитку та підвищення ефективності використання майна спільної власності проводить відділ аналізу обласних програм та бюджету.
52. Затвердження зразків підписів посадових осіб обласних комунальних підприємств, яким у встановленому законодавством порядку надано право розпоряджатися коштами на рахунках юридичної особи і підписувати розрахункові документи, та зразок відбитка печатки юридичної особи організовує відділ бухгалтерського забезпечення.
53. Виконавчий апарат організовує здійснення інших повноважень, пов’язаних з управлінням майном спільної власності, відповідно до законодавства та рішень обласної ради.

 

V. ЗАПОБІГАННЯ ТА ПРОТИДІЯ КОРУПЦІЇ

54. У виконавчому апараті забезпечується розробка та вжиття заходів, які є необхідними та обґрунтованими для запобігання і протидії корупції у діяльності обласної ради.
55. Голова ради у встановленому законодавством порядку забезпечує регулярну оцінку корупційних ризиків у діяльності обласної ради і здійснення відповідних антикорупційних заходів. Для виявлення та усунення корупційних ризиків у діяльності обласної ради можуть залучатися незалежні експерти.
56. З метою організації та здійснення заходів із запобігання та виявлення корупції, передбачених Законом України «Про запобігання корупції» визначається/призначається уповноважена особа з питань запобігання корупції у виконавчому апараті обласної ради (далі – Уповноважена особа).
Уповноважена особа здійснює свою діяльність відповідно до Закону України «Про запобігання корупції», Типового положення про уповноважений підрозділ (уповноважену особу) з питань запобігання та виявлення корупції затвердженого наказом Національного агентства з питань запобігання корупції від 27 травня 2021 року № 277/21, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 14 липня 2021 р. за № 914/36536, інших нормативно-правових актів, що регулюють діяльність обласної ради з питань запобігання корупції.
Уповноважена особа забезпечує організацію заходів щодо реалізації вимог антикорупційного законодавства обласними комунальними підприємствами.
57. Уповноважена особа призначається на окрему посаду, утворену у штатному розписі виконавчого апарату, та звільняється з неї у встановленому законодавством порядку. Уповноважена особа може визначатися шляхом покладення розпорядженням голови ради на одного з працівників виконавчого апарату функцій Уповноваженої особи.
Визначення працівника Уповноваженою особою не повинно призводити до реального чи потенційного конфлікту інтересів у зв'язку з виконанням таким працівником повноважень Уповноваженої особи.
У разі відсутності Уповноваженої особи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, перебуванням у відпустці та з інших причин, її обов'язки виконує інша особа (за її згодою), визначена розпорядженням голови ради.
58. Голова ради забезпечує гарантії незалежності Уповноваженої особи від впливу чи втручання у її роботу.
Уповноважена особа забезпечується окремим службовим приміщенням, матеріально-технічними засобами, необхідними для виконання покладених на неї завдань.
59. Посадові особи виконавчого апарату, інші особи, які виконують роботу та перебувають у трудових відносинах, зобов’язані:
не вчиняти та не брати участі у вчиненні корупційних правопорушень, пов’язаних з діяльністю виконавчого апарату та обласної ради;
утримуватися від поведінки, яка може бути розціненою як готовність вчинити корупційне правопорушення, пов’язане з діяльністю виконавчого апарату та обласної ради;
невідкладно інформувати Уповноважену особу, голову ради про випадки підбурення до вчинення корупційного правопорушення, пов’язаного з діяльністю виконавчого апарату та обласної ради;
невідкладно інформувати Уповноважену особу або голову ради про випадки вчинення корупційних або пов’язаних з корупцією правопорушень іншими працівниками виконавчого апарату або іншими особами;
невідкладно інформувати Уповноважену особу або голову ради про виникнення реального, потенційного конфлікту інтересів.
60. Питання визначення внутрішніх процедур і механізмів прийняття та розгляду повідомлень про корупцію, їх перевірки та належного на них реагування, робота з викривачами, а також питання створення та функціонування внутрішніх і регулярних каналів повідомлень про корупцію визначаються розпорядженням голови ради.

 

VІ. РОЗГЛЯД ЗВЕРНЕНЬ І ОРГАНІЗАЦІЯ ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН

Загальний порядок розгляду звернень громадян
61. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли до виконавчого апарату, приймаються та реєструються у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час, – наступного після нього робочого дня, в журналі реєстрації пропозицій, заяв та скарг консультантом відділу організаційної роботи, взаємодії з органами місцевого самоврядування та звернень громадян, який відповідає за організацію роботи зі зверненнями громадян згідно з посадовою інструкцією (далі – відповідальний консультант).
За відсутності системи електронного документообігу письмове звернення, отримане за допомогою Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері.
Електронне звернення приймається на визначену електронну адресу або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщується на офіційному веб-сайті обласної ради.
Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочий день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.
Розміщена на офіційному веб-сайті обласної ради електронна форма повинна мати графи для зазначення громадянином свого прізвища, імені, по батькові, місця проживання, електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв’язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, дати подання звернення.
У разі, коли для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначати персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням.
62. Прийом громадян керівництвом обласної ради проводиться згідно з графіком, затвердженим розпорядженням голови ради.
63. Письмові та усні пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають реєстрації в журналі згідно з пунктом 61 цього Регламенту.
64. Письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором, такі, з яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними і розгляду не підлягають.
65. Одержані пропозиції, заяви, скарги доповідаються відповідальним консультантом голові ради, його заступникам, керуючому справами і направляються на розгляд відділам виконавчого апарату, постійним комісіям обласної ради, а при необхідності в термін не більше п’яти днів пересилаються за належністю відповідному органу чи посадовій особі.
66. У разі, якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно в той же термін повертається заявнику з відповідним роз’ясненням.
Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.
67. Письмові та усні звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівництво обласної ради встановлює необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів. Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються в першочерговому порядку.
Про результати розгляду листа, що знаходиться на контролі, інформується голова ради, його заступники чи керуючий справами, які дали доручення.
68. Інші питання з діловодства за зверненнями громадян регулюються нормами Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.
69. Відповідальний консультант складає щорічні статистичні звіти, аналізує кількість і характер письмових та усних звернень громадян та інформує про це керівництво обласної ради.
70. Депутати обласної ради ведуть прийом громадян відповідно до Закону України «Про статус депутатів місцевих рад». За необхідності відповідальний консультант надає їм допомогу в організації роботи зі зверненнями громадян.
Розгляд електронних петицій
71. Електронна петиція – це особлива форма колективного звернення громадян до обласної ради з урахуванням її компетенції, визначеної Конституцією та законами України.
Петиція подається через офіційний веб-сайт обласної ради або через веб-сайт громадського об’єднання та розглядається у порядку, визначеному законодавством та цим Регламентом. В електронній петиції має бути викладено її суть, зазначено прізвище, ім'я, по батькові та адреса автора (ініціатора) електронної петиції.
Електронна петиція не може містити заклики до повалення конституційного ладу, порушення територіальної цілісності України, пропаганду війни, насильства, жорстокості, розпалювання міжетнічної, расової, релігійної ворожнечі, заклики до вчинення терористичних актів, посягання на права і свободи людини.
72. Для створення електронної петиції до обласної ради її автор (ініціатор) розміщує текст електронної петиції через офіційний веб-сайт обласної ради (далі – розміщена петиція) шляхом заповнення спеціальної форми.
Всі необхідні технічні умови для розміщення тексту електронних петицій, передачі їх на опрацювання, оприлюднення, збору підписів через офіційний веб-сайт обласної ради забезпечує відділ господарського забезпечення з дотриманням наступних умов:
можливість створення петиції автором (ініціатором);
безоплатність доступу та користування інформаційно-телекомунікаційною системою для розміщення петицій та збору підписів;
електронної реєстрації громадян для створення і підписання петицій;
недопущення автоматичного введення інформації, у тому числі підписання петиції без участі громадянина;
фіксацію дати і часу оприлюднення петиції та підписання її громадянином;
дотримання встановлених чинним Регламентом роботи обласної ради вимог щодо кількості підписів та строку їх збору.
Відповідальний консультант забезпечує своєчасну реєстрацію розміщеної петиції, направлення її на розгляд керівництва та опрацювання виконавчим апаратом, дотримання встановлених законодавством строків щодо оприлюднення, збору підписів, розгляду петицій та підготовки і направлення відповідей на них, а також збереження протягом трьох років з дня оприлюднення петиції інформації про кількість підписів, одержаних на підтримку електронної петиції, та строки їх збору.
73. Розміщена петиція у той же день, а та, що розміщена у неробочий день та час, – наступного після нього робочого дня, реєструється у журналі реєстрації петицій відповідальним консультантом та невідкладно передається на розгляд керівництва. Попереднє опрацювання розміщеної петиції здійснюється виконавчим апаратом не більше ніж протягом двох робочих днів з дати її реєстрації.
74. Розміщена петиція до її оприлюднення для збору підписів після отримання від керівництва невідкладно перевіряється відділом правового забезпечення на відповідність вимогам, установленим законодавством, а також на наявність компетенції обласної ради щодо вирішення порушеного у ній питання. За результатами перевірки зазначеним відділом готується відповідний висновок.
У разі позитивного висновку за резолюцією керівництва розміщена петиція невідкладно передається відповідальному консультанту для її оприлюднення через офіційний веб-сайт обласної ради для збору підписів на її підтримку (далі – оприлюднена петиція). Дата оприлюднення електронної петиції є датою початку збору підписів на її підтримку.
У разі негативного висновку відділом правового забезпечення невідкладно готується проект відповіді автору (ініціатору) петиції та передається відповідальному консультанту для забезпечення оформлення відповіді та її відправлення автору (ініціатору).
75. Оприлюднена петиція розглядається обласною радою за умови набрання нею необхідної кількості підписів громадян на її підтримку протягом установленого строку відповідно до чинного Регламенту роботи обласної ради.
Оприлюднена петиція, яка в установлений строк не набрала необхідної кількості голосів на її підтримку, розглядається як звернення громадян відповідно до Закону України «Про звернення громадян».
Контроль за оприлюдненою петицією щодо дотримання встановлених строку та кількості підписів здійснює відповідальний консультант.
76. У разі набрання оприлюдненою петицією протягом встановленого строку необхідної кількості підписів громадян (далі – подана петиція) відповідальний консультант роздруковує таку петицію у той же день, а ту, що набрала необхідну кількість голосів у неробочий день та час, – наступного після нього робочого дня, та передає керівництву для організації її розгляду.
Відділ господарського забезпечення та відповідальний консультант після отримання резолюції керівництва забезпечують оприлюднення через офіційний веб-сайт обласної ради інформації про початок розгляду поданої петиції не пізніш як через три робочі дні після набрання необхідної кількості підписів на її підтримку, а в разі отримання електронної петиції від громадського об’єднання – не пізніш як через два робочі дні після отримання такої петиції.
Відділ організаційної роботи, взаємодії з органами місцевого самоврядування та звернень громадян забезпечує підготовку поданої петиції та петиції, отриманої від громадського об’єднання, до розгляду на найближчому пленарному засіданні обласної ради відповідно до резолюції керівництва та чинного Регламенту роботи обласної ради.
77. У разі прийняття обласною радою рішення про підтримку поданої петиції, викладені в ній пропозиції можуть бути реалізовані шляхом прийняття з питань, віднесених до компетенції обласної ради, відповідного рішення, підготовленого у встановленому чинним Регламентом роботи обласної ради порядку, та/або вжиття інших заходів у межах компетенції обласної ради.
Якщо подана петиція містить клопотання про участь її автора (ініціатора) у пленарному засіданні обласної ради під час її розгляду, відділ організаційної роботи, взаємодії з органами місцевого самоврядування та звернень громадян забезпечує запрошення такої особи на відповідне пленарне засідання.
78. Про підтримку або непідтримку електронної петиції публічно оголошується головою ради через офіційний веб-сайт обласної ради.
Відповідь на подану петицію не пізніше наступного робочого дня після закінчення її розгляду оприлюднюється через офіційний веб-сайт обласної ради, а також надсилається у письмовому вигляді автору (ініціатору) петиції та відповідному громадському об’єднанню, яке здійснювало збір підписів.


VІІ. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОСТУПУ ДО ПУБЛІЧНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

79. Доступ до публічної інформації обласної ради забезпечується відповідно до Положення про організацію доступу до публічної інформації у виконавчому апараті, затвердженого розпорядженням голови ради, шляхом систематичного та оперативного оприлюднення інформації на офіційному веб-сайті обласної ради та надання інформації за запитами на інформацію.
80. Керівники структурних підрозділів виконавчого апарату відповідають за систематичне оприлюднення на офіційному веб-сайті інформації про свою діяльність, проєктів рішень та рішень обласної ради, що підлягають обговоренню, прийнятих управлінських рішень, а також оперативне оновлення цієї інформації.


VIІІ. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ОБРОБКИ ТА ЗАХИСТУ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ У ВИКОНАВЧОМУ АПАРАТІ

Загальні положення
81. Обробка і захист персональних даних, у тому числі у базах персональних даних, володільцем яких є обласна рада (далі – бази даних), здійснюються відповідно до вимог Конституції України, Закону України «Про захист персональних даних» (далі – Закон про персональні дані), Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08.01.2014 № 1/02-14, та інших законодавчих і нормативно-правових актів у сфері захисту персональних даних.
82. Повідомлення Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини про обробку персональних даних здійснюється у порядку та випадках, встановлених статтею 9 Закону про персональні дані.
Взаємодія з Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини здійснюється у порядку, встановленому Законом про персональні дані та Законом України «Про Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини».
83. Персональні дані, які обробляються обласною радою, та бази таких даних розміщуються у приміщенні обласної ради за адресою: місто Суми, майдан Незалежності, 2.
84. Принципами обробки персональних даних у базах даних обласної ради є:
принцип законності: персональні дані повинні оброблятися лише на законних підставах;
принцип сумісності: персональні дані повинні отримуватись із конкретними законними цілями та оброблятись відповідно до них;
принцип адекватності і ненадлишковості: персональні дані повинні бути адекватними, не надлишковими, відповідати меті обробки;
принцип точності: персональні дані повинні бути точними, достовірними та оновлюватися в міру потреби, визначеної метою їх обробки;
принцип строковості зберігання: персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це визначено законодавством;
принцип дотримання прав фізичної особи: персональні дані повинні оброблятися з дотриманням прав суб’єкта персональних даних, включаючи право на доступ до них;
принцип захищеності: персональні дані повинні оброблятися з дотриманням вимог щодо їх захисту;
принцип транскордонної захищеності: персональні дані не повинні передаватись іноземним суб’єктам відносин, пов’язаним із персональними даними, без належного захисту.
85. Обласною радою здійснюється обробка персональних даних з метою здійснення її повноважень і виконання обов’язків, які передбачені законом, захисту життєво важливих інтересів суб’єкта персональних даних, законних інтересів обласної ради або третьої особи відповідно до закону.
У разі зміни мети обробки персональних даних, що була визначена до їх збирання чи отримання, на нову мету, яка є несумісною з попередньою, для подальшої обробки даних обласна рада, окрім випадків, визначених законодавством, повинна отримати згоду суб’єкта персональних даних на обробку його даних відповідно до нової мети.
Підстави для обробки обласною радою персональних даних визначені у статті 11 Закону про персональні дані.
86. Обласною радою обробляються персональні дані депутатів та керівництва обласної ради; посадових осіб виконавчого апарату та кадрового резерву на посади; керівників та виконуючих обов’язки керівників обласних комунальних підприємств, установ та закладів, призначення та звільнення яких здійснюється/погоджується обласною радою та головою обласної ради; помічників-консультантів депутатів обласної ради; осіб, щодо яких перед обласною радою порушено питання про нагородження відзнаками; осіб, що звернулись із зверненнями або запитами; осіб, з якими обласною радою укладено правочини.
Обласною радою можуть оброблятись персональні дані інших суб’єктів відповідно до вимог законодавства.
87. Склад персональних даних, що обробляються обласною радою, має відповідати меті та підставам їх обробки, визначеним законодавством та цим Регламентом.
Бази персональних даних обласної ради
88. Обласна рада обробляє персональні дані у наступних базах даних:
88.1. «Кадри та кадровий резерв», місцезнаходження – відділ з питань персоналу, нагород та запобігання корупції.
88.1.1. Метою обробки персональних даних є здійснення відповідно до законодавства повноважень та виконання обов’язків обласної ради у сфері реалізації трудових правовідносин, адміністративно-правових, управління людськими ресурсами, зокрема кадровим потенціалом, а також відносин у сфері управління персоналом, підготовки статистичної, адміністративної та іншої інформації на підставі дозволу на обробку персональних даних, наданого володільцю персональних даних для здійснення його повноважень відповідно до Конституції України, Кодексу законів про працю України, Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», «Про запобігання корупції», «Про відпустки», інших актів законодавства, які регулюють правові відносини у сфері праці та управління персоналом, порядку призначення на посади, звільнення з посад та проходження служби посадовими особами місцевого самоврядування, формування та роботи з кадровим резервом, навчання та підвищення кваліфікації, просування по службі в установленому порядку, а також військового обліку, виключно для здійснення повноважень обласної ради.
88.1.2. Персональні дані надаються особами, які претендують на посади, особами, які працюють на постійній основі у виконавчому апараті, особами, які претендують чи призначені на посади керівників обласних комунальних підприємств і виконуючих обов’язки таких керівників, та особами, які зараховані до кадрового резерву на посади у виконавчому апараті обласної ради під час оформлення відповідних документів, а також надходять до обласної ради у встановленому законодавством порядку.
88.1.3. Склад персональних даних: прізвище, ім’я, по батькові, дані про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (далі – РНОКПП), паспортні дані, дані про нагороди, відомості про особу (вік, стать, родинний стан, склад сім'ї), відомості про освіту, професію, спеціальність та кваліфікацію, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, відомості про декларування доходів, автобіографічні дані, відомості про стан здоров’я в межах, визначених законодавством, про трудову діяльність, наявність корпоративних прав, наявність судимості, її зняття чи погашення, відомості щодо загальнообов’язкового державного соціального страхування, відомості про притягнення до адміністративної/кримінальної відповідальності за корупційні правопорушення, номери приватних телефонів (домашніх, мобільних), відомості щодо військового обліку, ідентифікаційні дані (біографічні довідки), запис зображення (фото), відомості, що підтверджують право працівника на пільги, встановлені законодавством, відомості щодо місця проживання (фактичне та за місцем реєстрації), адреса електронної пошти, інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням, надає про себе, а також, які надійшли на адресу обласної ради відповідно до законодавства.
88.2. «Бухгалтерські звіти», місцезнаходження – відділ бухгалтерського забезпечення.
88.2.1. Метою обробки персональних даних є здійснення відповідно до законодавства прав та виконання обов’язків обласної ради у сфері реалізації трудових правовідносин, адміністративно-правових, цивільних, господарських, податкових відносин, відносин у сфері бухгалтерського обліку, управління людськими ресурсами, зокрема кадровим потенціалом, підготовки статистичної, адміністративної та іншої інформації на підставі дозволу на обробку персональних даних, наданого володільцю персональних даних для здійснення його повноважень відповідно до Конституції України, Кодексу законів про працю України, Податкового кодексу України, Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», «Про оплату праці», «Про відпустки», «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування», «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування», інших актів законодавства, які регулюють правові відносини у сфері праці, надання пільг, нарахування та виплати допомог, оподаткування, виключно для здійснення повноважень обласної ради.
88.2.2. Персональні дані надаються особами, які працюють на постійній основі у виконавчому апараті, укладають правочини під час оформлення відповідних документів, а також надходять до обласної ради у встановленому законодавством порядку.
88.2.3. Склад персональних даних: прізвище, ім‘я, по батькові; паспортні дані; фінансова інформація; РНОКПП; відомості, що підтверджують право на пільги та компенсації відповідно до законодавства (встановлення інвалідності, належність до категорії постраждалих від аварії на ЧАЕС, отримання пенсії за віком, статус одинокої матері, опікуна, піклувальника, усиновлення дитини тощо); відомості про стаж (стаж державної служби, страховий стаж); наявність спеціальних звань, про членство у професійних спілках та інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням, надає про себе, а також, які надійшли на адресу обласної ради відповідно до законодавства.
88.3. «Депутати», місцезнаходження – відділ організаційної роботи, взаємодії з органами місцевого самоврядування та звернень громадян.
88.3.1. Метою обробки персональних даних є забезпечення відповідно до законодавства реалізації адміністративних відносин у сфері діяльності представницького органу місцевого самоврядування обласного рівня, реалізації депутатських повноважень на підставі дозволу на обробку персональних даних, наданого володільцю персональних даних для здійснення його повноважень відповідно до Конституції України, Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про статус депутатів місцевих рад», «Про місцеві вибори», «Про запобігання корупції», інших актів законодавства, які регулюють правові відносини у сфері набуття депутатських повноважень та їх реалізації депутатами обласної ради.
88.3.2. Персональні дані надаються депутатами обласної ради під час оформлення відповідних документів, а також надходять до обласної ради у встановленому законодавством порядку.
88.3.3. Склад персональних даних: прізвище, ім’я, по батькові, число, місяць та рік народження, освіта, партійність, місце роботи, посада, місце проживання, телефон, адреса електронної пошти та інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням, надає про себе, а також, які надійшли на адресу обласної ради відповідно до законодавства.
88.4. «Помічники-консультанти», місцезнаходження – відділ організаційної роботи, взаємодії з органами місцевого самоврядування та звернень громадян.
88.4.1. Метою обробки персональних даних є забезпечення відповідно до законодавства реалізації адміністративних відносин у сфері діяльності представницького органу місцевого самоврядування обласного рівня, реалізації депутатських повноважень, зокрема в частині діяльності помічників депутатів, на підставі дозволу на обробку персональних даних, наданого володільцю персональних даних для здійснення його повноважень відповідно до Конституції України, Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про статус депутатів місцевих рад», інших актів законодавства, які регулюють правові відносини у сфері набуття депутатських повноважень та їх реалізації депутатами обласної ради.
88.4.2. Персональні дані надаються помічниками-консультантами депутатів та депутатами обласної ради під час оформлення відповідних документів, а також надходять до обласної ради у встановленому законодавством порядку.
88.4.3. Склад персональних даних: прізвище, ім’я, по батькові, число, місяць та рік народження, місце роботи, посада, місце проживання, телефон та інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням, надає про себе, а також, які надійшли на адресу обласної ради відповідно до законодавства.
88.5. «Нагороди», місцезнаходження – відділ з питань персоналу, нагород та запобігання корупції.
88.5.1. Метою обробки персональних даних є здійснення відповідно до законодавства та рішень обласної ради про її відзнаки повноважень обласної ради у сфері відзначення нагородами, та забезпечення реалізації прав громадян на заохочення відзнаками Верховної Ради України та Сумської обласної ради, встановлення відповідності особи, яка висувається на нагородження, бути відзначеною, на підставі дозволу на обробку персональних даних, наданого володільцю персональних даних для здійснення його повноважень відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», постанови Верховної Ради України від 5 липня 2001 року (в редакції від 15 грудня 2005 року) «Про Почесну грамоту та Грамоту Верховної Ради України», рішень Сумської обласної ради від 29.09.2006, 21.09.2007, 30.03.2012, 22.11.2013 «Про відзнаки Сумської обласної ради», від 16.11.2012 «Про внесення змін до Положення про Почесну грамоту Сумської обласної ради» від 07.10.2016, цього Регламенту та інших актів законодавства, які регулюють правові відносини у сфері реалізації прав громадян на нагородження.
88.5.2. Персональні дані надаються володільцями персональних даних – суб’єктами внесення подання про нагородження відзнаками Верховної Ради України та Сумської обласної ради щодо кандидатів на нагородження під час внесення подання до обласної ради, а також надходять до обласної ради у встановленому законодавством порядку.
88.5.3. Склад персональних даних: прізвище, ім’я, по батькові, відомості щодо громадянства, число, місяць і рік народження, відомості щодо місця проживання, відомості про освіту, професію, спеціальність та кваліфікацію, науковий ступінь, вчене звання, місце роботи, дані про присвоєння РНОКПП, дані про нагороди, інші дані, які володільці персональних даних, за власним бажанням, надають про особу, яка представляється до нагородження, а також, які надійшли на адресу обласної ради відповідно до законодавства.
88.6. «Звернення громадян», місцезнаходження – відділ організаційної роботи, взаємодії з органами місцевого самоврядування та звернень громадян, уповноважена особа з питань запобігання та виявлення корупції у виконавчому апараті обласної ради.
88.6.1. Метою обробки персональних даних є здійснення відповідно до законодавства повноважень обласної ради у сфері розгляду звернень громадян, реалізація конституційного права громадян на звернення, вирішення питань, порушених у заявах, пропозиціях або скаргах громадян, адміністративно-правових відносин, підготовки статистичної, адміністративної та іншої інформації на підставі дозволу на обробку персональних даних, наданого володільцю персональних даних для здійснення його повноважень відповідно до Конституції України, Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про запобігання корупції», постанови Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», цього Регламенту та інших актів законодавства, які регулюють правові відносини у сфері реалізації прав громадян на звернення.
88.6.2. Персональні дані надаються особами, які направили звернення до обласної ради, у відповідному зверненні, а також надходять до обласної ради у встановленому законодавством порядку.
88.6.3. Склад персональних даних: прізвище, ім’я, по батькові; місце проживання та інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням, надає про себе, а також, які надійшли на адресу обласної ради відповідно до законодавства.
88.7. «Запити на публічну інформацію», місцезнаходження – відділ організаційної роботи, взаємодії з органами місцевого самоврядування та звернень громадян.
88.7.1. Метою обробки персональних даних є здійснення відповідно до законодавства повноважень обласної ради у сфері розгляду запитів на публічну інформацію, реалізація адміністративних відносин у сфері отримання публічної інформації, підготовки статистичної, адміністративної та іншої інформації на підставі дозволу на обробку персональних даних, наданого володільцю персональних даних для здійснення його повноважень відповідно до Конституції України, Закону України «Про доступ до публічної інформації» та інших актів законодавства, які регулюють правові відносини у сфері реалізації прав громадян на отримання публічної інформації.
88.7.2. Персональні дані надаються особами, які направили запити на отримання публічної інформації до обласної ради, у відповідному запиті.
88.7.3. Склад персональних даних: прізвище, ім’я, по батькові; місце проживання та інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням, надає про себе.
88.8. «Члени конкурсних комісій, наглядових рад та інших колегіальних органів», місцезнаходження – відділ з питань персоналу, нагород та запобігання корупції.
88.8.1. Метою обробки персональних даних є здійснення відповідно до законодавства повноважень та виконання обов’язків обласної ради у сфері реалізації трудових правовідносин, адміністративно-правових, управління людськими ресурсами, зокрема кадровим потенціалом, а також відносин у сфері управління персоналом, підготовки статистичної, адміністративної та іншої інформації на підставі дозволу на обробку персональних даних, наданого володільцю персональних даних для здійснення його повноважень відповідно до Конституції України, Кодексу законів про працю України, Законів України «Про культуру», «Про освіту», «Про вищу освіту», «Про повну загальну середню освіту», «Про фахову передвищу освіту», «Про основи законодавства України про охорону здоров’я», «Про запобігання корупції», «Про Національну поліцію» та інших актів законодавства, які регулюють правові відносини у сфері утворення конкурсних комісій, наглядових, спостережних та інших органів, а також обрання/затвердження обласною радою чи головою обласної ради осіб, як членів інших колегіальних органів, виключно для здійснення повноважень обласної ради.
88.8.2. Персональні дані надаються особами, які претендують на включення до складу утворюваних обласною радою або головою обласної ради органів чи обрання/затвердження членів інших колегіальних органів, або компетентними організаціями, що їх висувають під час оформлення відповідних документів, а також надходять до обласної ради у встановленому законодавством порядку.
88.8.3. Склад персональних даних: прізвище, ім’я, по батькові, дані про присвоєння РНОКПП, паспортні дані, дані про нагороди, відомості про особу, відомості про освіту, професію, спеціальність та кваліфікацію, науковий ступінь, вчене звання, відомості про декларування доходів, автобіографічні дані, відомості про стан здоров’я в межах, визначених законодавством, про трудову діяльність, наявність судимості, її зняття чи погашення, відомості про притягнення до адміністративної відповідальності за корупційні правопорушення, номери приватних телефонів (домашніх, мобільних), ідентифікаційні дані (біографічні довідки), запис зображення (фото), відомості щодо місця проживання (фактичне та за місцем реєстрації), інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням, надає про себе, а також, які надійшли на адресу обласної ради відповідно до законодавства.
88.9. «Оренда та приватизація», місцезнаходження – відділ з питань управління майном спільної власності.
88.9.1. Метою обробки персональних даних є здійснення відповідно до законодавства прав та виконання обов’язків обласної ради у сфері реалізації правовідносин щодо надання в оренду майна спільної власності та його приватизації, адміністративно-правових, цивільних, господарських, податкових відносин, підготовки статистичної, адміністративної та іншої інформації на підставі дозволу на обробку персональних даних, наданого володільцю персональних даних для здійснення його повноважень відповідно до Конституції України, Податкового кодексу України, Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про оренду державного та комунального майна», «Про приватизацію державного та комунального майна», інших актів законодавства, які регулюють правові відносини у сфері оренди та приватизації майна спільної власності, виключно для здійснення повноважень обласної ради.
88.9.2. Персональні дані надаються особами, які беруть участь у процесі оренди чи приватизації майна спільної власності під час оформлення відповідних документів, а також надходять до обласної ради у встановленому законодавством порядку.
88.9.3. Склад персональних даних: прізвище, ім‘я, по батькові; паспортні дані; фінансова інформація; РНОКПП; поштова адреса та адреса електронної пошти, номери телефону та інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням, надає про себе, а також, які надійшли на адресу обласної ради відповідно до законодавства.
Організація роботи з обробки персональних даних
89. Обласна рада забезпечує згідно з вимогами чинного законодавства захист персональних даних під час обробки персональних даних у виконавчому апараті, у тому числі у базах даних.
Для персональних даних, володільцем яких є обласна рада, розпорядники відсутні. Працівники виконавчого апарату не є розпорядниками зазначених даних.
Третіми особами у контексті Закону про персональні дані є особи, яким персональні дані передаються відповідно до законодавства.
90. З урахуванням вимог статті 24 Закону про персональні дані розпорядженням голови обласної ради призначається особа, відповідальна за організацію роботи, пов’язаної із захистом персональних даних у виконавчому апараті обласної ради (далі – Відповідальна особа).
91. Відповідальна особа:
91.1. Виконує такі завдання:
91.1.1. Інформує та консультує володільця персональних даних з питань додержання законодавства про захист персональних даних.
91.1.2. Взаємодіє з Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини та визначеними ним посадовими особами його Секретаріату з питань запобігання та усунення порушень законодавства про захист персональних даних.
91.2. З метою виконання покладених на неї завдань:
91.2.1. Забезпечує реалізацію прав суб’єктів персональних даних.
91.2.2. Користується доступом до будь-яких даних, які обробляються обласною радою, та до всіх приміщень обласної ради, де здійснюється така обробка.
91.2.3. У разі виявлення порушень законодавства про захист персональних даних та/або цього Регламенту повідомляє про це голову обласної ради з метою вжиття необхідних заходів.
91.2.4. Аналізує загрози безпеці персональних даних.
92. Вимоги Відповідальної особи до заходів щодо забезпечення безпеки обробки персональних даних є обов’язковими для всіх працівників виконавчого апарату, які здійснюють обробку персональних даних.
Факти порушень процесу обробки та захисту персональних даних документально фіксуються відповідальною особою шляхом складення акту.
93. У виконавчому апараті визначаються відповідальні особи за обробку персональних даних, у тому числі у базах даних (далі – відповідальні за обробку), які мають право працювати з відповідними базами даних у режимі повного доступу:
«Кадри та кадровий резерв», «Нагороди», «Члени конкурсних комісій, наглядових рад та інших колегіальних органів» – начальник відділу, заступник начальника відділу, консультант відділу з питань персоналу, нагород та запобігання корупції;
«Бухгалтерські звіти» – начальник – головний бухгалтер відділу бухгалтерського забезпечення;
«Депутати», «Помічники-консультанти» – консультант відділу організаційної роботи, взаємодії з органами місцевого самоврядування та звернень громадян;
«Звернення громадян» (крім звернень щодо порушень антикорупційного законодавства), «Запити на публічну інформацію» – консультант відділу організаційної роботи, взаємодії з органами місцевого самоврядування та звернень громадян;
«Звернення громадян» (у частині звернень щодо порушень антикорупційного законодавства)» – уповноважена особа з питань запобігання та виявлення корупції у виконавчому апараті;
«Оренда та приватизація» – завідувач сектору, консультант сектору з питань оренди та приватизації майна спільної власності відділу з питань управління майном спільної власності.
94. Персональне встановлення відповідальних за обробку, перелік інших працівників, які мають право працювати з персональними даними, рівень їх доступу та обсяг персональних даних, необхідний для виконання ними своїх обов’язків, визначається розпорядженням голови ради.
95. Працівники виконавчого апарату, які мають право працювати з персональними даними:
95.1. Мають бути ознайомлені з вимогами Закону про персональні дані та інших нормативно-правових актів у сфері захисту персональних даних.
95.2. Зобов’язані:
95.2.1. Дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність виконавчого апарату щодо обробки і захисту персональних даних.
95.2.2. Запобігати втраті персональних даних та їх неправомірному використанню.
95.2.3. Не розголошувати персональні дані, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням посадових обов’язків, при цьому таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.
95.2.4. Терміново повідомляти Відповідальну особу у разі:
втрати або неумисного знищення носіїв інформації з персональними даними;
втрати ними ключів від приміщень, сейфів, шаф, де зберігаються персональні дані;
виявлення спроби несанкціонованого доступу до персональних даних та в інших випадках.
95.2.5. При звільненні з роботи або переведенні на іншу посаду своєчасно передати керівникові структурного підрозділу або іншому працівникові, визначеному керівництвом обласної ради, носії інформації, що містять відомості про персональні дані, які були отримані або створені особисто чи спільно з іншими працівниками під час виконання посадових обов’язків.
95.3. У разі порушення вимог Закону про персональні дані несуть відповідальність згідно із законодавством України.
96. Забороняється вимагати від фізичної особи надання оригіналів та/або копій документів, подання яких не передбачено законодавством та/або які не потрібні для підтвердження права фізичної особи на реалізацію визначених законодавством прав, гарантій, компенсацій, пільг.
Обробка персональних даних
97. Обробка персональних даних здійснюється у порядку та в межах, визначених законодавством, у тому числі у формі картотек (особова справа П-2ДС, облікова картка депутата Сумської обласної ради, облікова картка помічника-консультанта депутата Сумської обласної ради, справа з розгляду звернення громадянина, запиту на інформацію) та в електронному вигляді в автоматизованій системі.
98. Обробка персональних даних здійснюється лише за згодою суб’єкта персональних даних, за винятком тих випадків, коли така згода не вимагається Законом про персональні дані.
Згода суб’єкта на обробку його персональних даних повинна бути добровільною та інформованою. Згода надається суб’єктом у письмовій формі згідно з Додатком 1 та зберігається упродовж обробки таких даних.
Обласна рада, крім випадків, передбачених законодавством України, повідомляє суб’єкта персональних даних про склад і зміст зібраних персональних даних, його права, визначені Законом про персональні дані, мету збору персональних даних та третіх осіб, яким передаються його персональні дані в момент збору персональних даних, якщо персональні дані збираються у суб’єкта персональних даних, а в інших випадках – протягом тридцяти робочих днів з дня збору персональних даних.
99. Спосіб збору, накопичення персональних даних визначений у цьому Регламенті та регламентується відповідними законодавчими і нормативно-правовими актами. Внесення змін та доповнень до персональних даних здійснюється відповідальними за обробку у випадках та у порядку, встановленими статтею 20 Закону про персональні дані.
У разі виявлення відомостей про особу, які не відповідають дійсності, такі відомості мають бути невідкладно змінені або знищені.
100. Зберігання та знищення персональних даних.
100.1. Персональні дані обробляються у формі, що допускає ідентифікацію фізичної особи, якої вони стосуються, та зберігаються у строк не більше, ніж це необхідно відповідно до мети їх обробки, якщо інше не передбачено законодавством у сфері архівної справи та діловодства, Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за №571/20884.
100.2. Відбір документів з персональними даними, терміни зберігання яких закінчилися, для знищення проводиться згідно з вимогами законодавства.
100.3. Персональні дані видаляються або знищуються в порядку та у випадках, встановленими Законом про персональні дані.
100.4. Видалення та знищення персональних даних здійснюється у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення таких персональних даних.
101. Порядок використання персональних даних працівниками виконавчого апарату:
101.1. Під використанням персональних даних згідно зі статтею 10 Закону про персональні дані розуміються будь-які дії щодо обробки цих даних, дії щодо їх захисту, а також дії щодо надання часткового або повного права обробки персональних даних іншим суб’єктам відносин, пов’язаним із персональними даними, що здійснюються за згодою суб’єкта персональних даних чи відповідно до закону.
101.2. Працівники виконавчого апарату, які відповідно до розпоряджень голови обласної ради мають право працювати з персональними даними, дають письмове зобов’язання про нерозголошення персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв'язку з виконанням посадових обов’язків, за формою, наведеною у Додатку 2.
Зобов’язання про нерозголошення персональних даних реєструються у журналі реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних за формою, наведеною у Додатку 3, що ведеться та зберігається у відділі з питань персоналу, нагород та запобігання корупції, а також у осіб, відповідальних за обробку, у визначених цим Регламентом випадках. Нумерація у журналі ведеться наростаючим підсумком, починаючи з № 1.
101.3. Право доступу до персональних даних та їх обробки надається особам, зазначеним у пункті 94 цього Регламенту лише після підписання ними зобов’язання про нерозголошення персональних даних. Забезпечення отримання зобов’язань покладається на працівника відділу з питань персоналу, нагород та запобігання корупції, у посадовій інструкції якого передбачено відповідну функцію.
101.4. Датою надання права доступу до персональних даних вважається дата надання зобов’язання відповідним працівником.
101.5. Датою позбавлення права доступу до персональних даних вважається дата звільнення працівника, дата переведення на посаду, виконання обов’язків за якою не пов’язане з обробкою персональних даних тощо.
101.6. Зобов’язання формуються в справу, яка включається до номенклатури справ у відділі з питань персоналу, нагород та запобігання корупції.
102. Суб’єкт персональних даних має право пред’являти вмотивовану вимогу обласній раді щодо заборони обробки своїх персональних даних (їх частини) та/або зміни їх складу/змісту.
Розгляд законних вимог суб’єктів персональних даних щодо обробки їх даних здійснюється у такому порядку:
102.1. У разі пред’явлення суб’єктом вмотивованої вимоги щодо заборони обробки своїх персональних даних (їх частини) та/або зміни їх складу/змісту, така вимога підлягає розгляду впродовж 10 днів з моменту отримання.
102.2. Якщо за результатами розгляду такої вимоги виявлено, що персональні дані суб’єкта (їх частина) обробляються незаконно, обласна рада припиняє обробку персональних даних суб’єкта (їх частини) та інформує про це суб’єкта персональних даних.
102.3. Якщо за результатами розгляду такої вимоги виявлено, що персональні дані суб’єкта (їх частина) є недостовірними, обласна рада припиняє обробку персональних даних суб’єкта (чи їх частини) та/або змінює їх склад/зміст та інформує про це суб’єкта персональних даних.
102.4. У разі якщо вимога не підлягає задоволенню, суб’єкту надається мотивована відповідь щодо відсутності підстав для її задоволення.
102.5. Проєкти документів, передбачених пунктом 102 цього Регламенту, готуються особою, відповідальною за обробку відповідних персональних даних.
102.6. Суб’єкт персональних даних має право відкликати згоду на обробку персональних даних без зазначення мотивів, у разі якщо єдиною підставою для обробки є згода суб’єкта персональних даних. З моменту відкликання згоди обласна рада припиняє обробку персональних даних.
Захист персональних даних
103. Об’єктами захисту є персональні дані. Персональні дані можуть бути віднесені до конфіденційної інформації про особу законом або відповідною особою. Законом може бути заборонено віднесення відомостей, що є персональними даними, до інформації з обмеженим доступом.
104. Захист персональних даних при їх обробці в автоматизованих системах забезпечується у такому порядку:
104.1. Право доступу до відповідних персональних даних надається тим працівникам виконавчого апарату, в посадових інструкціях яких передбачено функції з обробки даних, або право на роботу з персональними даними надано відповідно до розпорядження голови ради, та які надали письмове зобов’язання щодо нерозголошення персональних даних.
104.2. Працівники виконавчого апарату допускаються до обробки персональних даних, що обробляються в електронному вигляді в автоматизованій системі лише після їх ідентифікації (логін, пароль).
104.3. Доступ осіб, які не пройшли процедуру ідентифікації, блокується.
104.4. Автоматизована система в обов’язковому порядку забезпечується антивірусним захистом та засобами безперебійного живлення елементів системи.
104.5. Проведення заходів з організації технічного захисту та розроблення плану дій на випадок несанкціонованого доступу, пошкодження технічного обладнання, виникнення надзвичайних ситуацій та відповідальність за їх реалізацію забезпечує відділ господарського забезпечення.
104.6. При переведенні на іншу посаду, яка не передбачає обробки персональних даних, або звільненні працівника, який мав право на обробку персональних даних в автоматизованій системі, його ідентифікаційні дані (логін, пароль) анулюються, доступ до системи блокується.
104.7. Інформація про операції, пов’язані з обробкою персональних даних (перегляд, внесення, копіювання, зміна, видалення тощо), а також результати ідентифікації та/або автентифікації працівників виконавчого апарату в автоматизованій системі за наявності технічної можливості фіксується автоматично та зберігається протягом року з моменту закінчення року, в якому було здійснено зазначені операції, якщо інше не передбачено законодавством України.
105. Захист персональних даних, які обробляються у паперовому вигляді, у тому числі у формі картотек, забезпечується у такому порядку:
105.1. До роботи допускаються лише ті працівники виконавчого апарату, у посадових інструкціях яких передбачено відповідні функції з обробки даних, або право на роботу з персональними даними надано відповідно до розпорядження голови ради, та які надали письмове зобов’язання щодо нерозголошення персональних даних.
105.2. Двері у приміщення, де зберігаються персональні дані на паперових носіях, обладнуються замками та/або контролем доступу.
105.3. Паперові носії зберігаються у шафах, що надійно зачиняються (з урахуванням вимог нормативно-правових актів, що регламентують ведення відповідних документів).
105.4. Відповідальність за організацію процесу обробки персональних даних у паперовій формі несуть відповідні керівники структурних підрозділів виконавчого апарату, працівники яких визначені відповідальними за обробку.
105.5. Відповідальність за матеріально-технічне забезпечення процесу обробки персональних даних у паперовій формі несе відділ господарського забезпечення.
106. Відповідальні за обробку в автоматизованій чи журнальній формі ведуть облік операцій, пов’язаних з обробкою персональних даних та доступом до них:
дату, час та джерело збирання персональних даних суб’єкта;
зміну персональних даних;
перегляд персональних даних;
будь-яку передачу (копіювання) персональних даних суб’єкта;
дату та час видалення або знищення персональних даних;
працівника, який здійснив кожну із зазначених операцій;
мету та підстави зміни, перегляду, передачі та видалення або знищення персональних даних.
107. Зазначена у пункті 106 цього Регламенту інформація зберігається відповідальними за обробку упродовж одного року з моменту закінчення року, в якому було здійснено зазначені операції, якщо інше не передбачено законодавством України.
Доступ суб’єкта персональних даних та третіх осіб до персональних даних
108. Поширення персональних даних передбачає дії щодо передачі відомостей про фізичну особу за згодою суб'єкта персональних даних та у встановленому законодавством порядку.
109. Доступ депутатів обласної ради до персональних даних, що обробляються обласною радою, надається в обсягах, необхідних їм для виконання депутатських повноважень, та на підставі підписаного ними зобов’язання про нерозголошення персональних даних, форма якого наведена у Додатку 4.
Забезпечення отримання, реєстрації в Журналі реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних та зберігання зобов’язань депутатів обласної ради покладається на особу, відповідальну за обробку відповідних персональних даних.
110. Для отримання персональних даних суб'єкт відносин, пов'язаних з персональними даними, подає на адресу обласної ради запит щодо доступу до персональних даних (далі – запит), сформований згідно з вимогами статті 16 Закону про персональні дані.
111. Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе, які обробляються обласною радою, без зазначення мети запиту за умови надання інформації, передбаченої статтею 16 Закону про персональні дані.
112. Запити підлягають обов’язковій реєстрації відповідальними за обробку, які здійснюють обробку запитаних даних, у відповідному журналі обліку таких запитів, та обробляються у такому порядку:
112.1. Відповідальні за обробку зобов’язані вивчити запит на предмет його задоволення та забезпечити доведення протягом десяти робочих днів з дня надходження запиту до відома особи, яка подала запит, що запит буде задоволений або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.
112.2. У разі задоволення запиту запрошені персональні дані надаються протягом тридцяти календарних днів із дня надходження запиту, якщо інше не передбачено законом.
112.3. У разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів із дня надходження запиту, допускається відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.
Відстрочення доступу суб'єкта персональних даних до своїх персональних даних не допускається.
Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення та зазначенням:
прізвища, ім'я та по батькові посадової особи;
дати відправлення повідомлення;
причини відстрочення;
строку, протягом якого буде задоволено запит.
112.4. У разі заборони доступу до персональних даних згідно із законом третій особі направляється повідомлення про відмову у доступі до персональних даних із зазначенням:
прізвища, ім'я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;
дати відправлення повідомлення;
причини відмови.
112.5. Проекти передбачених пунктом 112 цього Регламенту документів готуються особою, відповідальною за обробку запитаних персональних даних.
113. Рішення про відстрочення або відмову в доступі до персональних даних може бути оскаржено до уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних, або до суду.


IХ. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ ПОМІЧНИКІВ-КОНСУЛЬТАНТІВ ДЕПУТАТІВ ОБЛАСНОЇ РАДИ

114. Реєстрація помічників-консультантів депутатів обласної ради та дострокове припинення їх повноважень здійснюється розпорядженням голови ради, підготовленим на підставі відповідного письмового подання депутата обласної ради.
115. Для підготовки проекту розпорядження голови ради про реєстрацію помічників-консультантів до письмового подання депутат обласної ради додає:
особисту заяву кандидата про згоду працювати помічником-консультантом відповідного депутата обласної ради;
особисто заповнену кандидатом облікову картку помічника-консультанта (додаток 5);
копію паспорта громадянина України;
дві фотокартки кандидата розміром 3 х 4 см (кольорові без кутка);
згода на обробку персональних даних.
116. Проєкт розпорядження голови ради про реєстрацію помічників-консультантів депутатів обласної ради та дострокове припинення їх повноважень готує консультант відділу організаційної роботи, взаємодії з органами місцевого самоврядування та звернень громадян.
117. На підставі розпорядження голови ради відділ господарського забезпечення виготовляє посвідчення, зразок яких затверджений рішенням обласної ради. Видачу посвідчень зареєстрованим помічникам-консультантам та облік таких помічників-консультантів стосовно кожного депутата обласної ради здійснює консультант відділу організаційної роботи, взаємодії з органами місцевого самоврядування та звернень громадян.


Х. ІНШІ ПИТАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ ВИКОНАВЧОГО АПАРАТУ

118. У виконавчому апараті встановлюється єдиний режим роботи:
початок роботи о 8.00 год.;
закінчення роботи о 17.15 год. (у п’ятницю о 16.00 год.);
обідня перерва з 12.00 до 13.00 год.
119. Питання про своє перебування поза приміщенням адмінбудівлі працівники виконавчого апарату погоджують із начальниками відділів.
Начальники відділів про свою відсутність повідомляють керуючому справами.
120. У кожному відділі виконавчого апарату ведеться табельний облік робочого часу працівників. Підписаний начальником відділу табель надається у відділ бухгалтерського забезпечення в кінці кожного місяця. У разі відсутності начальника відділу табель підписується особою, визначеною керуючим справами.
121. У вихідні та святкові дні може організовуватися чергування працівників виконавчого апарату за окремим графіком, затвердженим розпорядженням голови ради.


Керуючий справами                                                                                          Вікторія ПАТЮТЬКО

 

Додатки:

1. Додаток 1 до Регламенту (пункт 98)

2. Додаток 2 до Регламенту (пункт 101.2)

3. Додаток 3 до Регламенту (пункт 101.2)

4. Додаток 4 до Регламенту (пункт 109)

5. Додаток 5 до Регламенту (пункт 115)

 

 

Останнє оновлення на Четвер, 23 травня 2024, 12:52

Про функціонування «Пункту незламності»

 

Документи облради

Go to top